EDMS, Electronic Document Management System (Система электронного документооборота, СЭД)
Что такое Система электронного документооборота?
Система электронного документооборота (СЭД) - это программное обеспечение, которое централизованно хранит и организует документацию в едином цифровом хранилище. Типы СЭД включают самостоятельно созданные, собственные локальные и облачные решения. Цель СЭД - обеспечить структурированность и безопасность цифровых файлов, возможность их обнаружения и контроль над всей документацией, которую создает ваш бизнес, чтобы он мог эффективно работать. СЭД выступает в качестве единого источника правды, который облегчает совместную работу и избавляет вашу организацию от лишних затрат.
Кому нужна СЭД?
Многие организации по-прежнему считают, что документальная анархия приводит к потере времени, сил и ресурсов. Сложности с поиском и совместным использованием документов по-прежнему являются одним из главных раздражителей и проблем в повседневной жизни многих работников. Но для некоторых компаний это в буквальном смысле слова препятствие на пути к завоеванию нового бизнеса и эффективному расширению масштабов деятельности. Неэффективные процедуры выдачи и контроля документов могут стать препятствием на пути к соблюдению таких стандартов, как ISO 9001 и ISO 13485. В то же время неадекватная инфраструктура безопасности, отражающая чувствительность данных, которые вы контролируете, может привести к взлому системы с серьезными коммерческими и репутационными последствиями.
Большинство цифровых инструментов хранения данных (например, простой Google Drive) могут принести растущему бизнесу немедленную выгоду за счет более разумной структуры хранения и доступа к общим пространствам для совместной работы над документами. Но не все из них предназначены для решения любых бизнес-задач - или для того, чтобы расти вместе с вами.